Офис-менеджер (Киев)

«Конвиктус» — это неправительственная организация, которая работает в трех странах мира — Швеции, Эстонии и Украине, оказывая поддержку уязвимым слоям населения для улучшения качества их жизни и здоровья. Деятельность организации в Украине берет начало с 2006 года. Уже 10 лет «Конвиктус» является надежным партнером государственных учреждений и общественных организаций в реализации программ противодействия ВИЧ-инфекции, туберкулеза, другим социально-опасным заболеваниям, реинтеграции бывших заключенных в общество и оказания помощи женщинам, пострадавшим от насилия.

 

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ:

  • Ведение документооборота Организации, ведение деловой переписки; работа со входящей и исходящей документацией
  • Участие в написании проектных заявок Организацией
  • Подготовка отчетов, писем, статей и других документов
  • Офисный менеджмент: обеспечение сотрудников офиса необходимыми канцелярскими и другими материалами необходимыми для работы; анализ и определение потребностей в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса; организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам и прочее
  • Развитие подхода «зеленый офис»; создания уюта и комфорта в офисе
  • Координация работы уборщицы и обеспечение надлежащего содержания и эксплуатации помещений офиса в соответствии с правилами и нормами санитарии
  • Координация работы системного администратора / IT менеджера Организации
  • Организация рабочих встреч персонала, партнеров и руководителя (логистическое обеспечение, направление приглашений, сообщений, подготовка необходимых документов)
  • Взаимодействие с партнерами организации: переписка, отчетность, организация встреч
  • Организация командировок сотрудников (заказ билетов, отеля и прочее)
  • Письменный и устный перевод (английский / украинский / русский языки)
  • Организация процесса проведения закупки всех необходимых материалов для осуществления проектной деятельности и работы офисов организации
  • Выполнение поручений и распоряжений руководителя Организации.

                  

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К КАНДИДАТАМ:

  • Высшее образование в сфере менеджмента / администрирования / журналистики / социальной работы / филологии / рекламы / связей с общественностью / иностранные языки, прочее
  • Опыт администрирования различных рабочих процессов
  • Опыт работы на аналогичной должности от 2 лет
  • Умение работать в мультизадачном режиме
  • Знание основ делопроизводства
  • Знание основ деловой переписки и общения
  • Свободное владение английским языком (устный и письменный для деловых переводов, уровень — ADVANCED)

 

Личные качества и навыки: системное мышление, высокий уровень личной самоорганизации, умение организовать и структурировать свое рабочее время, умение расставлять приоритеты, наличие активной жизненной позиции, высокий уровень ответственности, внимание к деталям, неконфликтность, умение эффективно работать в условиях временных ограничений и большой количества приоритетов и проектов, умение быстро находить необходимую информацию, умение работать в команде.

 

МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

  • Официальное оформление
  • График работы: ПН-ПТ с 09:00 до 18:00
  • Конкурентный уровень дохода
  • Профессиональный и увлечен своим делом коллектив
  • Интересную и динамичную работу в дружной команде
  • Возможность реализовать и развивать себя

Направляйте Ваше резюме и мотивационное письмо на электронный адрес

vacancy@convictus.org.ua 30.05.2018 года включительно